「決裁・承認」「押印」テレワークで浮き彫りになった課題

ペーパーロジック株式会社はこのたび、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い多くの企業が採用しつつあるテレワークでの業務形態と、その課題や問題点に関する調査・分析を実施し、最新レポートとして取りまとめリリースしました。

テレワークの拡大に伴い決裁・承認や押印業務に課題

テレワークの拡大に伴い、請求書などの紙ベースでの書類作成や、契約書・稟議書などへの押印のため出社が必要という実態が明らかになっています。これは、テレワークの導入によって効率的な働き方が実現しているとは言えない状況です。

同社が本年5月にリリースしたアンケート調査結果でも、新型コロナウイルスに対する緊急事態宣言が行われた以降も業務上必要な押印のために出社を余儀なくされた会社員が全体の44.8%にのぼっており、電子化やペーパーレス化が浸透していない現状が明らとになっています。
企業が迅速な経営を行うためには、こうした決裁や承認プロセスにおける電子化が不可欠です。

文書の電子化を推進するためにはセキュリティ認証がポイント

各種文書を電子化(ペーパーレス)する際には、電子証明書を利用することによって文書の改ざん防止が可能となるため、紙ベースの書類に比べてセキュリティの向上が期待されます。これを裏付ける様々な法規制緩和も進展しており、企業のビジネスから行政関係に至るまで、各種書類の電子化への環境は整備されつつあります。

従来、電子印鑑として一般的に利用されてきたJPEGやPNG形式による印鑑では認証性・信頼性に問題があり、正規のものとは認定されません。同社が提供する電子印鑑は、決裁・承認者本人を証明するための電子証明書を付与することで本人性の証明が可能となり、税務上の保存期間要件もを満たしているため、強力な改ざん検知が可能となります。

取引書類では税務・会計要件が重要

企業における各種取引書類を電子化するには、決裁や承認時のなりすましや改ざん防止の他にも、法制が求める長期間保存の仕組みが必要となります。税務上、確認が必要な書類をチェックする際に改ざん検知可能なシステムを具備していない場合は電子保存が認められません。

一般的なJPEG/PNG印鑑では電子ファイルのままデータ保存が不可のため、結局最後は紙に印字して保存する必要があり、保管や法定保存期間における書類管理コストの問題上、最終的に総務・経理・法務といった間接部門が出社してのリアル業務に委ねられることとなります。

まとめ

働き方改革とも相まって、新型コロナウイルス感染拡大後のテレワーク定着が求められています。今後テレワークをより効率的・効果的に実施するためにも、各種書類の電子化が重要な課題です。

参照:PRTIMES