テレワークによって、社員同士のコミュニケーションがうまくいかないといった課題が多く聞かれます。
Microsoftが手掛けるTeams(チームズ)は、オンラインでも対面同様に円滑なコミュニケーションが取れるツールとして多くのビジネスシーンで活用されています。
この記事ではTeamsの基本的な機能や特徴、メリットデメリットなどを徹底解説していきます。
Teamsがテレワークで使われる理由
Teamsがなぜユーザーに支持されているのか、使われる理由について解説します。
Microsoftのアプリを活用できる
Teams最大の特徴は、Microsoftのアプリ(Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Share Pointなど)をTeams内で連携させ使用できることです。
例えば、Outlookの予定表を連携すれば、会議の予定をTeams上で確認できますし、Teams内で共有したファイルはShare Pointに保存されるので、情報の一元管理が可能です。
Microsoftのアプリと連携ができることで仕事の業務効率が上がります。
チャット・ビデオ通話など機能が豊富
Teamsはとにかく機能が豊富です。チャットや音声/ビデオ通話、ビデオ会議、先ほど触れたMicrosoftアプリとの連携やファイル共有、スケジュール設定など業務をする上で便利な機能が複数あります。
テレワークやリモートワークではメンバーとのコミュニケーションや仕事の効率化が非常に重要なため、こういった機能は重宝します。
Teamsの機能や特徴
この章ではTeamsの基本的な機能や特徴、費用などを解説していきます。
Teamsの機能
Teamsの機能については、オンライン上で発生するコミュニケーションの全てをカバーするほど豊富にあります。改めて主な機能を紹介すると、
・チャット
・音声/ビデオ通話
・ファイル共有
・プロジェクト管理
・録音/録画
・スケジュール設定
・タスク管理
などがあります。
またTeamsの通話品質・映像品質は安定しており、遅延も少ないため、これらの機能をフル活用することができます。
Teamsの特徴
Teamsの特徴はMicrosoftアプリとの連携以外に、
・最大100名までビデオ会議に参加可能(有料プランの場合250名まで参加可能)
・議事録を映像として残せる
・他のチャットツールよりも低コスト
・音声/映像品質が良い
といった特徴があります。
Teamsの活用シーン
ここでは具体的なTeamsの活用シーンを2つ見ていきましょう。
新入社員研修で使える
Teamsは新入社員研修でも活用することができます。
例えばTeamsを使えば、研修資料の共有も簡単にできるので、わざわざ紙で資料を印刷して、ホチキスで止めて、新入社員に配布して回収するという作業は必要ありません。
また研修チーム毎にチャネル(情報共有する中身毎のテーマ)を作成し、チーム内で情報共有をしたり、成果物の管理をすることも可能です。
研修講師と新入社員の相談はチャットを利用すればスムーズにコミュニケーションをとることができるでしょう。
部・課内の情報共有に使う
部や課内の情報共有でもTeamsは活用できます。営業部でしたら、自社商品や競合他社の情報共有をし営業効率を高め、また研究部門の場合は、製品や技術系のノウハウや質問/回答事項を共有することにより、業務効率が良くなります。
また勤怠連絡についてもチャネル内で連絡ことも可能です。このように、部・課内で共有するべき情報を全てTeams内で完結することができるため、情報共有ツールとして使用することができるのです。
有料プランの機能
Teamsには無料プランの他、3つの有料プランがあります。ここでは有料プランについて機能や費用などを解説していきます。
Microsoft 365 Business Basicプラン
月額540円(税抜)～利用できるプランです。無料プランの場合、ビデオ会議の参加人数は最大100名でしたが、このプランから最大250名までとなっています。またMicrosoftによる電話とWebでの24時間サポートも利用することができるようになります。
Microsoft 365 Business Standardプラン
月額1,360円(税抜)～のプランです。Microsoft 365 Business Basicプランに比べて、PowerPoint、Word、Accessなど含まれるアプリ数が増えます。また1ライセンスでインストールできるデバイス数も多くなっています。
Office 365 E3プラン
月額2,170円(税抜)～のプランです。非常に強固なセキュリティを誇り、また稼働率99.99%保証ですので、いつでも安心して利用することができます。
Teamsのメリットとデメリット
続いて、Teamsのメリットとデメリットについてまとめていきます。
メリットだけではなくデメリットもしっかり把握した上で活用しましょう。
Teamsのメリット
Teamsを使用するメリットとしては、「コミュニケーションの負担が減る」点にあります。Teamsはにチャット機能があります。
チャットはメールよりリアルタイム性が高く、また「お疲れさまです」から始める定型文やcc/bccに加えるメンバーを検索する作業、アドレスを登録する作業が必要ありません。
コミュニケーションはよりシンプルになり、労力は減らすことができます。またこの記事ではTeamsとMicrosoftアプリとの連携について触れてきましたが、実はさまざまな外部アプリとも連携することが可能です。
それらのアプリはTeams内にあるストアから簡単に検索できます。連携可能なアプリは、「Evernote for Teams」や「Tonkean」、「Asana」などここでは書ききれません。
「Teams 外部アプリ おすすめ」などで調べると、きっとあなたの仕事を効率化させてくれる外部アプリが見つかるはずです。
Teamsのデメリット
Teamsの機能というよりも、Teamsの使い方に関する説明書が多くなく、もう少し充実させて欲しいという声もあるようです。
Teamsの機能が豊富なためこのような声が上がっているのかもしれませんが、たしかに初心者にとっては慣れるまで時間が掛かってしまうかもしれません。
Microsoftも動画や資料にてTeamsについて解説をしていますので、もし分からないことがあれば、下記資料を参考にしても良いでしょう。
マニュアル一覧:Microsoft Teams 日本語マニュアル、クイックガイド、ビデオ
Teamsダウンロード
最後に、TeamsのダウンロードURLを記載します。
Teamsはユーザーのニーズを細かく吸い上げているため、どんどん改善されていくツールです。使いこなすことができれば業務の生産性向上が見込めます。まずはダウンロードをして、慣れていくことから始めみてはいかがでしょうか。
まとめ
今回はTeamsについて、基本的な機能や特徴などを紹介してきました。
Teamsを活用することにより、オンラインでのコミュニケーションは、とてもシンプルかつ円滑に進められるようになります。
Teamsを使って、効率的にテレワークでの業務を進めて頂けたらと思います。