新型コロナウィルスの感染拡大に伴い、多くの企業の従業員はテレワークや在宅勤務を余儀なくされていますが、一方で多くの人が完全な在宅勤務ではなく、必要に迫られ出社対応しています。
その主な理由を探ると、取引先との関係や自社内の事務処理上、契約書や請求書など紙の書類に捺印が必要なため、出社する場合が多いようです。
そうした紙ベースの文書処理を全て電子化してペーパーレスにすることは可能なのでしょうか。
書類の捺印は法的効力がない？
日本の法律では一般的な各種契約は「諾成契約」に分類され、その契約では、捺印によって契約の効力が発生しないため、書面締結の必要性もありません。
つまり、例えば口頭で締結した契約であっても、また捺印のない契約でも、契約としては有効と解釈されます。
この解釈に基づくと、オンラインでの契約、捺印がなくても問題なく有効だと捉えることができます。 ※一部、定期借家契約など、書面での締結が必要な場合もあります。
電子化による解決
上記の解釈に基づくと、契約書の電子化やクラウド化によって強制出社される状況は解消することができるのではないでしょうか。
例えば、株式会社サイトビジットが開発したワンストップ電子契約サービス「NINJA SIGN」は、定型契約書の編集、新規作成、通知、締結、管理をクラウド上で完結することができる業務効率化 SaaS として注目されています。
※このサービスは2020年9月まで無償で提供されています。
クラウド型サービスの特徴は
クラウド型の電子契約サービスの特徴は、各種文書を新規に作成・編集し、情報共有し、取引先などと締結した後、文書管理までインターネットのクラウド上で完結させることが出来る点にあります。
そのため、労働契約書や雇用契約書など、多数の従業員との間で同一内容で契約を交わす場合などにはテンプレートとして契約書の雛形を登録しておくことで、短時間に契約を締結できるようになります。
まとめ
これまで契約書は、紙の受け渡しや捺印確認、郵送作業という出社対応が必要とされる業務でした。しかしクラウド型サービスによって、各書類の処理が全てオンラインで対応できるようになれば、業務効率も上がり、強制出社も無くすことができます。
一方で、「ハンコ文化」ともいわれる日本では、「捺印不要」というスタイルが取引先などに受け入れられるまでに時間がかかることが予想されます。
経営者は、自社で完結する書類を電子化するなど、取引先まで影響の及ばない範囲から少しずつ始めることで業務効率化を進めるとよいでしょう。