テレワークが主流になると活用が増えるのがWEB会議やビデオ会議です。
日本のWEB会議で最も使われているZOOM（ズーム）は新型コロナ感染拡大前に比べて1日の利用者数が300%超に増加するなど、ZOOMを用いたWEB会議の頻度は急激に伸びており、今後の定着が見込まれます。
ZOOMそのものは利便性が高いものの、WEB会議は対面と全く違った運営になるため、環境への不満が起きやすいです。今回はZOOMでのWEB会議においてよくある不満とその解決策を解説していきます。
WEB会議の不満３つ
WEB会議を始めたばかりのメンバーが不満に感じる点についてまとめました。会議を主催するリーダーの方は理解しておくと良いでしょう。
＜不満1＞音が聞き取りにくい
WEB会議ではどうしても「音の聞き取りにくさ」の問題が出てきます。もし音声が途切れてしまう場合は、通信環境による影響が大きいでしょう。
また相手がパソコンのマイクを使っている場合、エコーのように声が響いてしまう聞こえてしまうことがあり、音の聞き取りづらさに繋がります。
＜不満2＞人数が多いと話しにくい
少人数のWEB会議であれば気にならないかもしれませんが、大人数が参加するWEB会議の場合、どうしても話すタイミングが被ってしまったり、発言したいけれど他の人と発言が重なるのを恐れて様子を見る、という状態になります。
オフライン（対面）であれば、その場の空気を感じられるので、発言するタイミングが被ることも少ない(被ったとしてもすぐにどちらかが引き下がり、どちらかが発言を続けたりできます)ですが、オンライン（WEB）では、その見極めが難しくなってしまいます。
＜不満3＞ 操作に慣れてないと扱いにくい
ZOOMは日本で一番使われているWEB会議ツールではありますが、それでもまだまだ使ったことがない人も多くいるのが現状です。
ZOOMは簡単にWEB会議を開催・参加できるのが特徴ですが、それでも相手がZOOMの扱いに慣れていないとスムーズに会議を進めることができない場合があります。
ZOOMでの解決策
ZOOMを利用したWEB会議において、３つの不満を見てきました。
ここからはそれぞれの解決策を解説していきます。
音の聞き取りには、イヤホン又はヘッドホンを
音が途切れてしまう場合は通信環境の見直しが必要ですが、もし単純に相手の言葉がノイズやエコーが入り聞こえづらい、という場合は、パソコンマイクで声が拾われている可能性があります。
できればイヤホン又はヘッドホンを使って貰いましょう。イヤホンやヘッドホンをつけると、発言者の声をパソコンマイクに拾われないため、ノイズやエコーが軽減され、より音が聞き取りやすくなります。
話しにくさには、ブレイクアウトルームの活用を
人数が多くて、話しにくい場合はZOOMの「ブレイクアウトルーム」という機能を使うと便利です。ブレイクアウトルームとはWEB会議参加者を最大で50の別々のグループに分ける機能のことです。
グループ分けをすることにより、1つの画面における参加人数が減りますので、人数が多いという課題を解決することができます。
さらにWEB会議の司会進行役は各グループを行き来することができるので、グループ毎の進捗状況を把握しつつ、会議の進行管理をすることが可能です。
参加者全員で進めていく会議の場合は難しいかもしれませんが、それ以外の会議の場合は、ブレイクアウトルーム機能を使うことにより、効率的に会議を進められるのではないでしょうか。
扱いにくさには、リモートコントロール機能を
相手がZOOMの扱いに慣れておらず、会議中に直接操作を教えることが難しい場合、相手のZOOMを遠隔操作できる機能「リモートコントロール機能」を活用しましょう。
この機能の使い方はカンタン3つのステップです。
①相手の画面を共有してもらう（画面共有ボタンを押してもらう）
②共有メニューから「リモート制御」リクエストを送る
③相手からリモート制御を承認してもらう
もし相手がZOOMの操作に困っていたら、このリモートコントロール機能をうまく使ってあげるとスムーズにWEB会議を進めることができるでしょう。
【まとめ】リーダーは生産性向上を意識しよう
WEB会議でよくある不満とその解決策を紹介してきました。
WEB会議はわざわざ移動する必要もなく参加できるので便利ではありますが、どうしてもオンライン特有のやりにくさが出てしまいます。
リーダーや会議の主催者は、WEB会議の不満をまずは理解し、ZOOMの機能を上手く活用して、メンバーとともに解決しながら、チームの生産性向上を推進していく必要があります。