テレワークを導入している企業は増加傾向にあり、オンライン上のコミュニケーションが必須となってきています。
Webやオンライン上でのコミュニケーションは、普段の対面と同様にリアルタイムかつ円滑さが求められます。しかし、その「リアルタイム性」や「円滑さ」は使うコミュニケーションツールの機能によって左右されてしまいます。
そこで今回はテレワークやリモートワークで多くの人に活用されているSlack(スラック)について、基本的な機能や特徴、メリットやデメリットについて解説をしていきます。
Slackが使われる理由
まず始めにSlackがテレワークで使われる理由を2つ見ていきましょう。
理由①円滑なコミュニケーションができる
大きな特徴の1つとして「コミュニケーションの取りやすさ」があります。
Slackはチャットツールとしてメールに比べ、短い言葉で返信することが多く、コミュニケーションスピードは非常に早いです。
さらに、チャンネルという機能は会話のテーマを絞ることができるので、話の展開や内容の理解がとても簡単になります。
チャットを使った機能面ではファイルを送付したり、音声通話もクリックひとつですることができるので、「仕事上のコミュニケーションは全てSlackでOK」という状態にすることができます。
理由②外部ツールとの連携ができる
Slackのもう一つの特徴に「外部ツールと連携ができる」という点があります。Googleカレンダー やGoogleDrive、Skype、Dropboxといったビジネスでよく使われるツールも含めて300種類以上の外部ツールと連携可能です。
外部ツールと連携することで、
①リアルタイムでアラートや通知が届くようになる
②専用のチャンネルに情報をまとめられる
これにより分かりやすい情報管理ができる、というメリットがあり、Slackがテレワークで支持される大きな理由となっています。
出典:Slack 公式サイト
Slackの機能と特徴
Slackがビジネスで使える機能や特徴、活用シーンや費用について解説をしていきます。
Slackの機能
Slackの主な機能としては、「チャット」「DM(ダイレクトメッセージ)」「ビデオ・音声通話」があり、ビジネスにおけるコミュニケーションは全てSlack一つにまとめることができます。
Slackの特徴
Slackの特徴は、
・円滑なコミュニケーションができる
・外部ツールとの連携ができる
・組織内のコミュニケーションを把握することができる
という点があります。
またSlackには分析機能があるため、以下チャンネル内で誰と誰がやりとりを行っているかを定量的に把握することができます。
・パブリックチャンネル(全員がアクセスできる)
・プライベートチャンネル(限られたメンバーがアクセス可能)
・ダイレクトメッセージ(1対1のやりとり)
つまり、組織内コミュニケーションに透明性が生まれます。
もしプライベートチャンネルやダイレクトメッセージの比率が高い場合は、「コミュニケーションの士気を高める何らかの対策をとる必要がある」と判断し、現状把握・対策に乗り出すことができるのです。
Slackの費用
気になるSlackの費用ですが、無料プランと有料プランがあります。有料プランは企業規模により推奨されるプランが異なります。
＜有料プラン＞
スタンダード:850円～/月 (中小規模の企業向け)
プラス:1,600円～/月 (大規模な企業向け)
エンタープライズグリッド:Slack営業担当者へ問い合わせ
(規制の厳しい業界や、大規模で複雑な組織を持つ企業向け)
有料プランの機能の詳細は後述します。
Slackの活用シーン
ここではSlackの具体的な活用シーンを見ていきましょう。
実際に自社で導入した場合をイメージしながら見てください。
営業部門で情報共有に活用する
営業部門ではSlackを使用し、自社の商品情報や競合他社の情報を共有することにより、営業効率を上げることができます。
例えば、Slack内で【競合他社情報】というチャンネルを設定し、その中に、
「競合他社は新たに◯◯のような新商品をリリースしたようです。特徴は△△で、□□のような営業トークをしているようです。対策としては・・・」
という情報を営業員が投稿したとします。
すると他のメンバーは、その情報を踏まえた営業トークや営業資料作成することができるようになり、結果として受注率の上昇が期待できるでしょう。
また営業部門には不可欠な引き継ぎにもSlackは便利です。
営業部門のチャンネルに引き継ぐ相手を招待することにより、今までの業務情報や経緯を簡単に遡ることができるからです。
メールの場合は、個人の受信メールに貴重な業務情報が保存されてしまうため、取り出せなくなってしまう、もしくはわざわざ転送して貰わないと必要な情報に行き着けない、といった事態になってしまいます。
スムーズな引き継ぎや引き継ぎ後の業務効率という観点でもSlackは非常に便利といえます。
自分のステータスを表示する
社員数が多い、あるいは各地に拠点がある企業の場合、社員のステータス(休みかどうか、どこにいるかなど)を把握するのが難しいケースがあります。
そこで、自分の表示名に「@名前_10/27～11/3 休み」というようにステータスを入力することにより、簡単に相手の状況を把握することができます。
もし相手が休みだと分かれば、メッセージの配慮をしたり、緊急の場合は他の人に連絡をしたりと、コミュニケーションがとてもしやすくなります。
有料プランの機能
有料プランは先に触れた通り、3つのプランがあり、上位のプランになるほど機能が充実します。それぞれの特徴的な機能を紹介していきます。
「スタンダードプラン」の機能
まず外部ツールを無制限で連携することができるようになります。
さまざまな外部ツールを活用している企業としては使い勝手がぐっと良くなると思います。
その他の機能としてはGoogle認証ができパスワードの入力を省けたり、社外の関係者をチャンネルに招待できるゲストアクセスが可能になります。
「プラス」の機能
スタンダードプランと同じ機能のほかに、24時間のサポート体制や、トラブルが起きた際はSlackサポートを利用することができます。
Slackを社内のコミュニケーションの核に据えた企業にとって、Slackの不具合は大きな問題ですし、トラブルがあった時にすぐに相談できる点は安心できます。
また99.99%の月間稼働率を保証しているので、いつでもSlackを利用することができます。
「エンタープライズグリッド」の機能
エンタープライズグリッドは、より大規模な組織のために設計されたプランとなっており、チーム別または部門別に専用のワークスペース内のチャネルを活用することができるようになります。
Slackのメリット・デメリット
ここまでSlackの特徴や機能、活用シーンなどを解説してきました。
ここでは改めてSlackを使うメリットとデメリットを見ていきましょう。
Slackのメリット
Slackを導入する1番のメリットは、メールと比較して「コミュニケーションがしやすい」という点です。
例えばSlackはチャンネルごとに話題・テーマが設定されているので、送られてきた内容が何についての情報か、そして前後のつながりを一目で判断することができます。
一方メールは、全て受信ボックスに入ってくるため、わざわざメールを開いて、前のメールを検索して開いて繋がりを確認する、といった作業が必要でしたが、Slackはその手間を省くことができます。
Slackのデメリット
Slackのデメリットとしては、無料プランだと、Slackの機能を活かしきれない可能性がある、という点です。
無料プランの場合、音声・ビデオ通話は1対1でしか行うことができませんので、多人数でWEB会議を頻繁にする場合は、有料プランに切り替える必要があります。
またファイルストレージが合計5GBまでしか使うことができなかったり、連携できる外部データが10個までとなり、仕事上の制約となる場合があります。
まとめ
今回はSlackの機能や特徴など基本的な情報を紹介してきました。
特にこれからテレワークや在宅勤務を進めていく企業にとって、どのコミュニケーションツールを使うかは業務の生産性にも大きく影響する大切な選択です。
Slackのダウンロードはこちら
※ダウンロード後は、インストールを行えば、デスクトップやスマホのホーム画面上よりすぐにアクセスすることができるようになります。