出社必須の契約書処理。出社頻度だけ下げることは可能?

新型コロナウィルスの影響で、企業はテレワークや在宅勤務を進めていますが、こうした環境下でも管理部門は、取引先からの請求書や契約書などの「郵送」「FAX」対応で、出社しなければならない状況にあります。

こうした課題に対して「請求書処理」を全てデータ化・オンライン化し、経理部門のテレワークの促進をはかろうとサービスを開発した企業があります。
背景とサービス概要、運用手順についてみていきましょう。

テレワーク実施率はわずか22%

サービスを提供しているのは、株式会社BearTail X(本社:東京都千代田区、代表取締役社長:黒﨑賢一氏)です。サービスの名称は、「請求書受取代行サービス」で、2020年5月1日から提供を開始しています。
同社独自の調査によれば、新型コロナウィルス感染拡大に伴う緊急事態宣言の影響で、企業のテレワーク実施率は70%にまで拡大している一方、各社の経理部でのテレワーク実施率はわずか22%に留まっていることが調査によって明らかとなりました。

(BearTail調べ:https://beartail.jp/teleworksurvay/)

実施率が低い主な要因が、外部から郵送される紙の請求書などであったため、これを電子化することにより状況を大幅に改善できると考えたことが背景にあるようです。

サービス概要は

請求書受取代行サービスは、導入企業に対して外部から送付される請求書の受取形式(紙やメールなど)に関わらず、同社で一旦全ての書類をPDF化し、企業の経理担当者にデータで納品するものです。

取引先に対する請求書の電子化および送付先の変更依頼などの対応は全て同社が代行するので、経理担当者が直接外部と交渉する必要はありません。このため、経理担当者は自宅でのテレワークでオンラインによる請求書処理が可能となります。

請求書の原本を同社で一時保管したり、会計データの入力といったその他オプションサービスも提供しています。
利用料金は、初期費用無料、月額基本料は2,500円で、毎月50枚までの請求書スキャンが可能です。51枚目以降は1枚あたり50円の従量料金となります。

サービス利用の手順

このサービスを導入した場合の運用手順は、次の通りとなります。
同社から導入企業の取引先に請求書の電子化(PDF、スキャンなど)を依頼

電子化が不可能な場合は、請求書を一旦同社に送付し、同社でスキャン

電子化した書類はデータで納品され、原本は返送

まとめ

紙の請求書処理で出社する必要があった経理部にとっては、今回のサービスを利用することで出社の頻度が抑えられ、テレワークの実施に向けて前進できる可能性があります。
一方、長年習慣化された業務を一気に変えることは難しく、データ化されたPDFを紙に印刷して保管したり、データを確認するために出社するなど、変われないのが従業員が出てくることも想定されます。
そういった事態でも、経営者やリーダーは根気強く変革を促す必要があるため、自身が覚悟を持って推進しなければならないことを忘れてはいけません。

記事監修:染谷祐吏(yuri someya)
一部上場企業のデジタルマ―ケティング責任者としてデジタルトランスフォーメーション推進や新規事業開発に従事。業務支援コンサル、ベンチャー企業の戦略人事を経て2019年にデジタル人材特化型のエージェントとして株式会社MOCHIを設立。テレワーク×DXの課題解決として「リモフリ」を立ち上げ。