【完全解説】ビジネスで役立つ「ZOOM」4つの使い方

WEB会議ツールとして人気の「ZOOM」(ズーム)ですが、WEB会議以外での活用方法、機能面など、ビジネスでの利用シーンについて詳しく知りたい方もいるのではないでしょうか。

ZOOMはネット環境さえ整っていれば、場所を選ばずにどんな端末からでもWEB会議ができる万能な会議ツールです。

この記事では、ビジネスシーンで役立つ「ZOOM」の4つの使い方、始め方、費用についてご紹介します。

「ZOOM」が使われる理由

なぜZOOMがこんなに使われているのか、その理由を解説します。

利便性が高い

多くの企業でZOOMが使われていると言われていますが、その理由は何と言っても利便性です。

ZOOMは一人がアカウントを持っていれば、相手に共有URLを発行するだけですぐにWEB会議が行うことができます。またパソコンだけでなく、スマートフォンから接続しても繋ぐことができるため、利便性の高さが多くの方に使われる理由となっています。

接続環境の安定性

WEB会議中に起きる事象として、声が聞きとれず重要な内容を聞き逃す、回線が途中で切れて再接続する、などがあります。

接続が不安定だと時間がロスしてしまい、結果として生産性低下に繋がります。
その点、ZOOMはデータ量が軽いため、他のツールに比べると安定感に定評があります。

「ZOOM」でできる4つの使い方

それでは、実際にZOOMでできることを解説していきます。

WEB会議(オンラインミーティング)

ZOOMでよく使われるシーンがWEB会議・ビデオ会議です。

ZOOMはHDビデオによる高音質のビデオ出力、高音質での音声出力に対応しており、映像や音声でストレスを感じることがなく利用することができます。

パソコンのスペックによりますが、たいていの場合、付属のマイクとスピーカーで問題なく使用できます。

また、ビジネスで役立つ画面共有機能が充実していて、

・テキスト
・画像
・音声
・ホワイドボード

など、多くのデータやファイルを共有することができ、パソコンの画面をスマートフォンでも見ることができます。

WEB研修(オンライン研修)

ZOOMでは、WEB研修・ビデオ研修を行うこともできます。

社内研修で役立つ機能として、参加者が閲覧できる「ホワイトボード」があります。ZOOMでホワイトボードを参加者に共有すると、研修と同様の講義を行えるのが嬉しいところです。

また、「共同注釈」という機能が便利で、スマートフォンやタブレットなどでデバイスを問わず使えます。

研修では「ビデオブレイクアウトルーム」の機能が役立ち、参加者を小規模なグループに分割や仮想的にグループワークを実施することもできる、有用な機能が備わっています。

WEBセミナー(オンラインセミナー)

ZOOMでは、WEBセミナー・ビデオセミナーを実施することができます。 

基本的な使い方はWEB会議と同じですが、別途WEBセミナーを実施することができる、「ZOOM WEBinar(ズーム ウェビナー)」のプランも用意されています。

ZOOM WEBinarでは、100人のユーザーを登録することができ、それぞれをパネリストとして設定できます。

最大で10,000人の閲覧ユーザーに対応できるパッケージがあり、大規模セミナーにも対応しているのは嬉しいところです。

また、セミナーの内容は「Facebook Live」や「YouTube」にリアルタイムでストリーム配信でき、このような動画プラットフォームを駆使すれば、無制限で利用することもできるのでとても便利です。

また、デュアル画面(2画面)対応しており、パネリストとプレゼンテーションを同時に表示できる機能などもあり、セミナーツールとして十分な機能が備わっています。

WEB商談(オンライン商談)

ZOOMはWEB会議やWEBセミナーだけでなく、WEB商談を実施することもできます。

最近では日本でもIT/WEB業界を中心に、インサイドセールスの需要が高まってきていますが、その際の商談ツールとしてZOOMは有効な手段の一つです。
遠方のお客様への訪問ができないので、そのような時にも有効です。

基本的な使い方はWEB会議と同じです。

1対1の通話なら無料で利用でき、チャット機能やファイル共有などができるので、オンライン商談が初めての方にとっては優しいツールです。
WEB商談のツールとして検討してみてください。

背景が気になる方は「バーチャル背景」を活用

紹介した4つの使い方を実践する際に注意すべき点は「背景」です。自宅やカフェなどでZOOMを使うと、生活感が出てしまったり別の人が映りこんだりして、妨げになってしまいます。
そんなときは、ZOOMの機能である「バーチャル背景」を活用してみましょう。

参考:【図解】ZOOMバーチャル背景と設定方法

「ZOOM」の始め方

ZOOMは主催者(ホスト)と招待者によって使い方が異なります。
今回は主催者の視点で解説します。

主催者として準備・設定する

主催者(ホスト)としてWEB会議を開催する際の使い方を解説します。
※ZOOMでは会議を主催する人のことを「ホスト」と呼びます。

手順は以下の通りです。

1.ZOOMのWEBサイトへアクセスする
2.WEBサイト右上の「無料でサインアップ」をクリックする
3.サインアップ方法を3つから選択する
・仕事用メールアドレス
・Google
・Facebook
4.サービス規約を確認する
5.「アカウントの作成」をクリックする
6.サインアップを完了する
7.右上の「ミーティングを開始する」にカーソルを合わせる
8.「ビデオをオフ」「ビデオをオン」「画面共有のみ」のいずれかを選択する
 ※ミーティング開始後でも共有設定は変更することができます。
9.ファイルをクリックしてインストールする
10.インストール後、再度サインインする
11.サインイン完了後、ZOOMアプリのホーム画面を開く
12.「新規ミーティング」をクリックして、ミーティング開始する

これで自分が主催者としてWEB会議を開催できるようになります。

初めだけ少し工程が長いですが、一度アカウント登録すればあとは簡単に始められます。

他のメンバーを招待する

次に、他メンバーをWEB会議に招待するための使い方を解説します。

手順は以下の通りです。

1.ミーティングの画面から「招待」をクリックする
2.「URLのコピー」をクリックし、ミーティングのURLをコピ-する
 ※ミーティングに参加してもらうには、チャットツールやメールなどでURLを共有すれば大丈夫です。
「招待のコピー」をクリックすると、URLだけではなくMeeting IDやPasswordもまとめてコピーできます。
3.招待したい相手がURLから接続する(会議パスワードの設定が必要な場合があります)
4.ミーティングを開始する

これで招待したメンバーが参加できるようになります。

「ZOOM」の費用について

ここまでの機能を備えていて、気になるのが費用ではないでしょうか。これについて解説します。

無料プランの機能

実はほとんどの機能が無料で利用できます。ZOOMには有料プランと無料プランがありますが、無料プランでも相当な価値があります。

無料プランの基本機能は、以下の通りです。 

・アカウントの取得
・1対1の通話なら時間無制限
・グループミーティング通話(40分制限あり)
・通話回数制限
・ビデオ会議機能
・WEB会議機能
・録画、録音
・画面共有
・グループコラボレーション機能
・安定した通話
・セキュリティ機能
・オンラインサポート

無料プランでこれだけの機能を備えているので、ビジネスの場面で使い勝手がよく、多くの方が利用しています。

有料プランの機能

ほとんどの機能が無料で使えるZOOMですが、有料プランではどんな機能があるのか解説します。

有料プランの機能は、以下の通りです。 

・グループミーティング通話(3人以上)の制限時間がない(無料は40分まで)
・録画、録音データをクラウドへ保存
・複数人の主催者(ホスト)を設定
・Slack等の様々な外部ツールとの連携

無料プランのメリットは、有料プランの機能をほぼ使えることにあります。一部制限あり)そのため、まずは無料プランを使って慣れてから有料プランを使うようにしましょう。

まとめ

ZOOMは利便性が高く、接続環境が良く、様々なビジネスシーンで使え、しかも無料という価値の高いツールです。いまのところ試用期間の制限などなく、無料で使い続けることもできます。様々な利用シーンで使えるZOOMを導入検討してみてはいかかでしょうか。