【徹底解説】Teamsの機能や特徴、費用、使い方のコツ

新型コロナウイルス感染症拡大防止を目的とする外出自粛要請により、以前よりテレワークやリモートワークの推進をしてきた企業の他にも、多くの企業で在宅勤務への動きが加速しています。

結果的に、従業員同士のコミュニケーションはWEB会議(ビデオ会議)などのオンライン上で行われることが主流となってきました。その際、ZOOMやTeams、SkypeといわれるWEB会議ツールを使う機会が増えています。

今回は、WEB会議ツールとして日本で活用が進む、Teams(チームズ)について、機能や特徴、使い方のコツなどを紹介していきます。Teamsを聞いたことがある、使い始めたばかり、という人は是非読み進めてみてください。

Teamsが使われる理由

利用グラフ

市場調査によれば、日本でのTeams利用は16%で、ZOOMやSkypeに続き3位となっています。何故ここまで使われるのか、その理由を解説します。

Microsoftアプリが使える

Teamsは、Microsoft社が提供しているサービスのため、同社が提供するアプリケーション「Word、Excel、PowerPoint、OneNote Online」をTeamsの中で使用することができます。

そして、それらアプリで作成したファイルをTeams内に簡単に共有でき、メンバーが共同編集することが可能です。
普段からMicrosoftのアプリを活用している企業は、アプリとの連携によって業務効率化をさらに進めることができるため、導入が進んでいます。

更に、TeamsはOutlookとも連携しているため、メンバーのスケジュールを把握することができ、WEB会議を簡単に開くこともできます。

会議の度に、メンバーへ日程をヒアリングして、日程調整するという手間を省くことができるため、業務の効率化がさらに進みそうです。

手軽にコミュニケーションができる

Teamsが支持されているもう一つの理由が、チャット機能の充実性です。

1対1でも多人数でもチャットが出来たり、絵文字などを使ったコミュニケーションができたり、書いた文章を編集できたりします。またメールのように、前置きの挨拶や形式的な文章を使う必要がないため、テンポよく会話をすることができます。

さらに、「今すぐ会議」ボタンもあるので、口頭で何かを伝えたいときは、すぐにWEB会議(ビデオ会議)をすることもできます。

機能や特徴、費用は?

続いてここからは、

・Teamsの機能や特徴
・Teamsを使った具体的な活用シーン
・無料プランと有料プランの違い

の3つを解説していきます。

Teamsの機能・特徴

Teamsには、以下のような機能が携わっています。

・Office365アプリとの連携機能
・個別やグループでできるチャット機能
・会話やメンバーを分けて管理できるチャネル機能
・音声通話
・WEB会議(ビデオ会議)機能
・ファイルやデータの共有機能
・タスク管理機能

以上の機能により、ツールひとつで総合的なコミュニケーションができるのが最大の特徴です。

具体的な活用シーン ①WEB会議

WEB会議風景

TeamsのWEB会議は、最大250名まで参加することができます。そのため、全国展開している店舗の支店長会議など、大規模な会議や大企業でも対応可能なツールとなっています。

さらに議事録を映像として残せたり、メモ機能などで会議中に同時進行で議事録を取ることもできたり、録画から文字起こしをしてくれる機能によって議事録を作成することもできるため、生産性の向上を図ることができます。
※office365 Enterpriseのライセンスが必要

具体的な活用シーン ②情報共有

Teamsはメンバー同士の情報共有を円滑にできます。
例えば営業部であれば、受注につながった提案資料や商談内容をデータと一緒に共有することができます。その後にメンバー間でチャットを交わすことで、より具体的な対策や次の展開について話し合うことができます。

また、財務情報を扱う経理部、個人情報を扱う人事部などは、他部門に情報が漏れないようチャネル機能を使って、特定メンバーのみ招待し、資料を共有することもできます。

有料プランと無料プランの違い

Teamsを利用する費用は基本無料です。有料プランはサポート面やセキュリティ面が大きく異なります。

まずは「サポート面」について解説します。有料プランの場合、24時間年中無休で電話やWEB上にてサポートを受けられます。一方無料プランの場合は、サポートが無いため、トラブルが起きても全て自分たちで解決をしなければいけません。

そして「セキュリティ面」については、有料プランは強固な仕組みを取っています(無料プランであってもMicrosoft社による強固なセキュリティ機能は当然発揮されます)。その他、1人あたりのファイルストレージの容量やMicrosoftアプリサービスの使用の可否などが違ってきます。

Teamsを安全に使いたいという企業は有料プランを選択すると良いでしょう。

Teamsのメリット・デメリット

ここからは、メリットとデメリットについて解説いたします。

メリット

最大のメリットは「セキュリティ」です。
Microsoft社という世界一のIT企業による頑強なセキュリティは、他社のツールよりも安全性が高いと言えるでしょう。Microsoft社は、日々8兆件以上のセキュリティシグナルを処理しており、その情報を駆使し、ユーザーをハッキングやデータ流出などの脅威から保護しています。


サービスの契約が終了した場合や期限が過ぎた場合についても、データを全て完全消去するので、サービス終了後にデータが流出することはありません。

つまり、企業機密にあたるよう内容をWEB会議を含めてTeamsでやりとりをしたとしても、安心して、Teamsを使用することができます。

デメリット

デメリットは「互いにMicrosoftアカウントを持つ必要がある」ことです。

Teamsの機能を使ったりWEB会議を開くためには、アカウントが必要になります。自社がTeamsでチャットやWEB会議に慣れていて、招待したくても取引先のアカウントがない場合、別のサービスやツールを使わざるを得なくなります。
その場合、手間が発生するため生産性低下の原因となります。

(おまけ)WEB会議を円滑にするコツ

WEB会議でコミュニケーションを円滑にするためには、対面での会議よりも少し気を遣う必要があります。ここではそのコツを2つ紹介します。

会議で話さない人はミュート設定

WEB会議で発言をしていない人は、ミュート設定をしましょう。
なぜなら付属のマイクが生活音や雑音を拾ってしまい、集中力が途切れたり大事なメッセージが聞こえなくなってしまうからです。

WEB会議が1対1の場合はまだそれほど気にならないかもしれませんが、大人数ともなると、ちょっとした雑音が重なり、相手に大きなストレスを与えてしまいます。

明るい場所で行う

WEB会議を暗い場所で行うと、画面上の顔に影が映ってしまい、顔が暗くなってしまいます。顔が暗いと、相手に良い印象を与えず、会議の雰囲気が下がる原因になります。できる限り明るい場所を選んだり、照明を顔の近くに置くなどの対策をとることをおススメします。

【まとめ】Office365が入ってるならすぐ使うべし

Teamsは、
・Microsoftの他のアプリケーションと連携して使える
・無料かつ機能性もあり、安全性が高い
というメリットがあります。

テレワークやリモートワーク、在宅ワーク導入後に課題となるのが、メンバーコミュニケーション量の低下やチームの一体感低下です。一方で、リーダーに求められるのは、チームの生産性向上や業務効率化でしょう。

Teamsが、これらの課題を解決できるツールであると考ると、すでにOffice365が入っている企業はまずは導入をしてみるクイックトライをするのは得策ではないでしょうか。

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