テレワークやリモートワーク導入で、ZOOM（ズーム）の利用者数が増えています。
ZOOMの機能のひとつである「ブレイクアウトルーム」は、WEB会議以外にもグループワークやディスカッション、ミーティングなどあらゆる場面で活用することができます。
今回はブレイクアウトルームの設定や機能、活用方法について解説していきます。
ブレイクアウトルームとは
ブレイクアウトルームは、直訳すると「部屋を取り出す」こと。
つまり、オンライン上で個別の部屋を作ることを指します。
ZOOMに参加しているメンバーは全員同じ空間にいますが、ブレイクアウトルームを使うと別々の空間で会話できるようになります。
この機能を使うと最大で50のグループに分け、グループワークやグループディスカッションをオンライン上で行うことができるため仕事の生産性や効率性に役立ちます。
仕事がオンラインになったことで多くのリーダーは、WEB会議が全員参加だと議論が進まない、なかなか決まらない、意見がまとまらないといった課題や悩みを抱えています。
ブレイクアウトルームを使えば、チームを少人数に分けてディスカッションしたり、グループワークできるため仕事が円滑に進むことでしょう。
個別の部屋にリーダーが自由に行き来できるため、議論が煮詰まってしまった、ファシリテーションできずに止まってしまったグループを活性化することも可能です。
機能と特徴
ブレイクアウトルームの主な機能は以下3点です。
・最大50のブレイクアウトルームに分けることができる
・1つのブレイクアウトルームには最大200人が参加できる
・参加者は、ビデオ・オーディオ・画面共有機能が活用できる
最大の特徴は「大人数がオンライン上でディスカッションできる点」です。
WEB上で会議やグループセッションをする際の問題は、大勢で一斉に話し出すと誰が何を話しているのか分からなくなり、収拾がつかなくなることです。
その点、ブレイクアウトルームは大人数を小さいグループに分けることができるため、誰がどんな意見を言ってるかが把握しやすく、ファシリテーターも安心して議論を進めることができます。
ブレイクアウトルームのメリット
ブレイクアウトルームのメリットは、小さいグループに分けることで会話がしやすくなる点です。
参加人数が多い会議の場合、一方向的な情報提供の場になってしまい、参加者同士が会話することはできません。
対面の会議ではうまく行っていたのに、WEB会議になったことでメンバーの意見が吸い上げにくくなったリーダーもいるのではないでしょうか。
このようなことも、ブレイクアウトルームを使って話やすい環境をつくり、発言を促すことで課題解決ができます。
ブレイクアウトルームの設定方法
ブレイクアウトルームの設定方法について、図解しながら解説していきます。
マイページで設定する
はじめに、ZOOM公式サイトからマイページにサインインをし、マイページにある[ブレイクアウトルーム]をONに設定すると使えるようになります。
①設定②ミーティングをクリック
下へスクロールしていくと、[ブレイクアウトルーム]という項目があるので、設定をONに
これで準備OK。
それではZOOMを開いて実際に使ってみましょう。
実際に使ってみる
ZOOMでミーティングを開き、[ブレイクアウトルーム]のアイコンをクリック
アイコンをクリックすると次の画面が表示されるため、セッション数(いくつのグループをつくるか)や自動でグループ分けをするのか、それとも手動で分けるのかを選択し、[セッションの作成]をクリック
続いて、参加者を各ブレイクアウトルームに割り当てます。
[セッションの作成]をクリックすると、下記画面に移行するので、[割り当て]を選択して、そのブレイクアウトルームに割り振りたい参加者をチェックします。
参加者の割り振り完了後、[すべてのセッションを開始]を押すと、ブレイクアウトルームの準備はOK。ブレイクアウトセッションが始まると、各グループのミーティングが開始されます。
ビジネスシーンでの活用術
続いて、ZOOMのブレイクアウトルームをビジネスシーンで利用する際の具体的な活用術を紹介していきます。
ブレイクアウトルームを活用した方法は複数あり、様々なビジネスシーンで役立つため、自社で取り入れることができそうであれば導入してみてください。
WEB会議のディスカッションで使う
組織のリーダーや管理者が、会議中にチームごとに課題を話して解決してもらいたいと思っていても、オンライン上で行うのは困難になります。
なぜなら、WEB上で参加者全員が話し合うと、発信力の強い人が中心になってしまうため、ディスカッションにならないからです。
そんな時、ブレイクアウトルームを活用すれば、グループ毎に意見をまとめて、その後参加者全員で意見を練り上げることができ、会議の効率化や生産性向上も達成することができます。
社員向けの研修で使う
組織のリーダーや人事が、社員への研修をWEB上で行うことは難易度が高いとされています。
研修の資料配布、研修で使うツールや入力シート、ホワイトボード利用といった資料とZOOMを行ったり来たりしないといけないためです。
全てを代替することはできませんが、ブレイクアウトルームを活用してできる例として新人研修を取り上げてみます。
例えば、マナー研修のひとつである「電話対応」のロールプレイング。ブレイクアウトルームで、聞き手と話し手、フィードバックする人の3名で研修を行うことができます。
他にどんな研修ができそうかを考えて行けば、研修の内容に応じてWEBとリアルを使い分けすることができるようになり、研修の効率化や生産性向上にも繋がるのではないでしょうか。
採用のグループワークで使う
採用は人の見極めが重要とされており、リアルな場でグループワークや面接を行うことが前提となっているため、WEBで行うにはノウハウがなく手探り状態です。そんな状況下で活用できるのがブレイクアウトルーム機能です。
採用シーンに見られる、この「グループワーク」にブレイクアウトルームを活用すれば、採用担当者が各グループへ出入りしながら、グループワークの状況を把握し、個別に人を見ることができます。
まさに実際のグループワークと同じ形をオンライン上でも実現することができるのです。
まとめ
今回はZOOMのブレイクアウトルームについて設定方法や実際の活用シーンなどを見てきました。ブレイクアウトルームはグループディスカッションやグループワークをする際にとても便利な機能です。
WEB会議やオンラインセッションなどが広がる一方で、生産性低下を感じているリーダーの方もいるのではないでしょうか。
この機能は、組織のリーダーや管理者、人事に至るまで様々な役職の方が活用できるため、生産性向上に役立ちます。ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。