長文メールはオワコン？テレワークで評価される短いメールの書き方

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テレワークで効果的なメール

新型コロナウイルスの感染拡大は、冬本番を迎えて深刻な状況です。

こうした状況下、テレワークやリモートワーク、在宅勤務での仕事中には自己責任で時間管理をするため、例えば仕事で頻繁に使うメールに費やす時間が長すぎたら、ほかの仕事に支障をきたしてしまいます。

ここでは、生産性が高いメールを目指す方法について解説していきます。

テレワーク中にお勧めなのは、短いメールを書くことです。短いメールの主なメリットとしては次の5つが挙げられます。

読み手の立場になって考えると、長いメールが届くと読むのが億劫だったり、同じように長く書いて返そうという気持ちになったり、返信を後回しにする場合すらあります。

長いメールは結果として相手に負荷をかけ、優先順位が下がってしまうこともあります。

では、どうすればメールを短く書けるのでしょうか。そのポイントは下記のとおりです。

1通のメールに書くのはひとつの案件にしぼります。複数の内容を盛り込むと長くなり、大事なポイントを読み飛ばされる可能性があります。

特に社内メールの場合、冒頭と締めの挨拶文は省略しましょう。社外メールの場合は挨拶文を入れるのがマナーですが、その都度入れる必要はありません。

急ぐときはいきなり本題に入っても、クイックレスポンスを喜ぶお客様からの理解は得られます。

宛名は相手の苗字だけにします。相手の社名や部署名、役職、フルネームなどは書くだけで時間を消費します。相手との関係性にもよりますが、宛名そのものを書かない方法もあります。

読み手が知りたいのは結論です。結論をメールのタイトルに入れると相手に瞬時に伝わり、メールの趣旨を理解してもらえます。

テレワークでお勧めの短いメールですが、ただやみくもに短くすれば良いという訳ではありません。やはり相手があることなので、感じの良さを忘れないことも大切です。

リモートワークでは社員同士でも顔が見えない離れたところで仕事をしているので、一方的で配慮が欠けたメールではなく、上記のポイントを意識しながら、相手とのスムースな意思疎通を図りたいものです。