テレワークに必要な環境整備【企業側・従業員側】3選

テレワークを導入しようとした際に必要な環境について、企業側・従業員側それぞれが必要とされ、整備が求められる項目を3つずつ解説していきます。

企業がテレワークを導入するために必要な環境とは?

まずは企業側がテレワークを導入するにあたり、必要な環境を3つ解説していきます。

勤怠管理の確立

テレワークで多くの管理職がぶつかる課題に「部下の勤怠管理をどうすれば良いのか分からない」という点があります。

勤怠管理は「何時に仕事をスタートさせ、何時に仕事が終わり、どれだけ働いたか」を明確にし、管理することです。

自宅にカメラを取り付けるという方法や”着席中”と”退席中”を報告するボタンを休憩時に押す、なども方法もありますが、管理される従業員側からするとかなりのストレスになるでしょう。

そうは言っても従業員の勤怠時間の不正などを防ぐ何らかの手段を取る必要があります。

その手段の中で最も簡単で直接的な解決方法は「勤怠管理ツール」の導入でしょう。「ジョブカン」や「Team spirit」など便利な勤怠管理ツールはさまざまあります。おすすめの勤怠管理ツールはリモフリでも紹介していますので、是非ご覧ください。

ウェブ会議ツールの導入

テレワークで会議をする際にはウェブ会議ツールが便利です。ウェブ会議ツールというと「Zoom」が有名です。Zoomは相手がZoomをインストールしていなくても、こちら側がインストールしておけば利用することができるので、相手を選ばないという魅力があります。機能に制限はありますが、無料で利用することが可能です。

また「bellFace(ベルフェイス)」は有料ではありますが、Zoom同様、相手がベルフェイスをインストールしていなくても利用可能です。また音声のやりとりは「電話」を使用するため、音声が途切れることがなく、ストレスなく会議や商談をすることが可能です。これらの特徴からベルフェイスは営業部門を擁する企業・部門に人気のサービスです。

その他おすすめのウェブ会議ツールをリモフリでは5つ紹介していますので、ご参考にしてみてください。

セキュリティ対策

カフェや社内の整備されたネットワーク外での仕事を行うテレワークには、情報漏えいやウイルス感染のリスクが生じてしまいます。

公共の場で「盗み見される」「置き忘れをする」などの物理的なリスクは、覗き見防止フィルムを貼ったりと個人の努力により改善できるものもあります。そのためセキュリティ対策における啓蒙活動は必須です。

また、セキュリティに不備のあるインターネット回線に接続してしまうと情報漏えいリスクが高まってしまいます。自社専用Wi-Fiを契約し従業員へ支給する、従業員に「ウイルス対策ソフト」を必ずインストールしてもらう、などの対策の必須です。

このように企業の大切な「情報」を守るためのセキュリティ対策は必ず行いましょう。

従業員が快適なテレワークをするために必要な環境は?

続いて、従業員側が快適なテレワークをするために必要な環境を3つ解説していきます。

快適なネット環境

快適なネット環境は必須です。業務に取り掛かろうとしてもすぐ画面が固まったり、読み込みが遅いとストレスがたまりますよね。

一方で、テレワーク導入企業の従業員の悩みとして多いのが「ネット環境が整っていない」というもの。もしネット環境がない場合はポケットWi-Fiや光回線を契約して、ネット環境を整える必要があります。

自宅で業務を行う場合は、商品到着後すぐにネット通信を繋げられるポケットWi-Fiがおすすめです。リモフリではおすすめのポケットWi-Fiもご紹介しています。

集中できる仕事スペース

自宅でのテレワークはどうしても生活と地続きの空間で業務を行うため、仕事とプライベートのオン・オフがつきにくくなってしまいます。

そのため、自宅集中できる仕事スペースを確保し、仕事モードのスイッチを入れることは大切。

とは言っても、「自宅の部屋数的に仕事スペースを確保できない」「リビングでしか仕事はできないが、子ども達がいて集中できない」という方もいるかと思います。

そのような人向けに例えば強化ダンボールでできた机やパーテーションを組み立てて、部屋の中に擬似的な個室を作り出す「マイブース」という商品があります。少しお金が掛かってしまいますが、ホテルのテレワークプランを利用したり、車の中でテレワークを行う人もいるようです。

このように集中できるスペース作りにはさまざまな方法があります。

テレワークで集中する方法や仕事用のスペースがない人への解決策をリモフリでは提供していますので、是非ご覧ください。

効率が上がるパソコンなどの周辺機器

テレワークならではですが、業務の効率を上げるためパソコン機器周りの環境を整えてみてはいかがでしょうか。

例えばオフィスではスペース的にも使用が難しかったモニター。モニターを導入するだけで、マルチタスクが簡単にでき、また疲れにくいというメリットがあります。リモフリではテレワークにおすすめのモニターを5つ紹介しています。

その他、マウスやキーボードなどを使いやすいものに替えても良いでしょう。

また機器ではないですが、スタンディングデスクを購入し、立った姿勢で業務を行ったり、テレワーク用のクッション・座椅子などを使うことで、テレワーク環境のクオリティはぐっと上がってくるはずです。テレワークをすると腰痛になってしまう人も多くいますので、腰痛対策もしておいて損はないでしょう。

まとめ

今回はテレワークをするにあたり、企業側・従業員側それぞれに必要な環境を解説してきました。特にテレワークを新型コロナウイルスの影響で急遽導入した企業は、まだまだ体制が整っていないところが多いかと思います。企業(管理者側)は従業員にとって必要な環境整備を、従業員は会社に全てを委ねるのではなく快適に働ける環境を自身で考えて設定していくことがテレワークでの働き方の土台となっていくのではないでしょうか。

記事監修:染谷祐吏(yuri someya)
一部上場企業のデジタルマ―ケティング責任者としてデジタルトランスフォーメーション推進や新規事業開発に従事。業務支援コンサル、ベンチャー企業の戦略人事を経て2019年にデジタル人材特化型のエージェントとして株式会社MOCHIを設立。テレワーク×DXの課題解決として「リモフリ」を立ち上げ。