テレワーク導入時に必要な制度変更、他社はどう対応した？

ノウハウ

テレワークを導入するとなると、手当や規則、制度まで抜本的に変えなければいけません。そこで、今回は企業側が準備すべきテレワークに必要なことをまとめてみました。

テレワークに必要なことは？

テレワークは働く場所が会社以外になります。

テレワークに伴う通勤手当の扱いはどうするのか、成果はどうやって評価するのか、今まで紙でやりとりをしていた資料はどうするのか、など想定外の課題に直面します。

このようにテレワークは、ただ従業員に自宅で働いてもらうだけでなく、会社側・管理側も従業員が快適にテレワークを行えるようにさまざまな点で制度の変更や導入が必要となります。

それではテレワーク導入に必要なことを6つ、見ていきましょう。

テレワークを導入するとなると、従業員にはさまざまな負担が発生する場合があります。

例えば、従業員によっては通信環境の整備のために支出が増える人もいるでしょう。通信環境以外にも作業用のモニターや椅子などテレワーク環境を整える上で、どうしてもお金はかかります。従業員の負担を低減するために、テレワークの環境を整えるための手当を出している会社があります。

また、テレワークをしていると従業員間でコミュニケーションが少なくなるというテレワーク特有の課題が生まれます。このコミュニケーション不足を補うために、オンラインランチ・飲み会などをした際に手当を出す会社も。

このようにテレワークをより快適に、そして従業員の負担を軽減するために、手当の導入は必要となります。

既存の就業規則ではテレワークに対応できないため、テレワークに関する就業規則を策定しなければいけません。

例えば、テレワーク時の通勤手当・通信費はどうするのか、連絡体制はどうルール化するのか、などは既存の就業規則では規定していない場合がほとんどでしょう。

テレワークに関する就業規則を定めないと、従業員側も困惑してしまいますので、必ず策定するようにしましょう。

リモフリでは就業規則の策定のポイントを解説していますので、是非参考にしてみてください。

テレワークを推進するためには、資料の電子化が必要です。各々の場所で働くテレワークで、紙の資料のやりとりはあまりにも時間がかかってしまいます。

まずは紙に印刷していた資料をサーバーに保存して共有できるようにすると良いでしょう。Googleドキュメントやスプレッドシートを使えば特に費用をかけずに、電子化された資料を共有することができます。

また電子化された資料の共有にはオンラインコミュニケーションツールである、Teams（チームズ）やSlack（スラック）などでもすることができます。

テレワークにおいて管理職が陥る不安に「結果は分かるが、部下が働いているプロセスが分からないため、どう評価して良いのか分からない」という点が挙げられます。

確かにテレワークでは部下の働く過程が見にくいのは事実です。そのためテレワークにはテレワークに適した成果を評価する制度が必要です。

例えば結果を重視する制度に変更しても良いですし、定期的に管理職が部下と面談を行い、働くプロセスを一定水準評価する制度に変更しても良いでしょう。

ただし、成果を数値化しづらい部門の評価については、目標設定や成果報告を実施し、それに対する適切な評価を行う管理職のスキルも求められます。

いきなりテレワークを導入するのではなく、テレワークをする前に、従業員に加え、管理職も対象に研修を実施した方が良いでしょう。

研修では、テレワークの目的や必要性、体制や流れなどを共有します。また具体的な情報の取り扱い方やコミュニケーションの取り方など、テレワーク導入後に出そうな疑問に関しても事前の研修で教えるようにしましょう。

これは管理職・部下関わらずですが、自宅で業務を行うことの多いテレワークでは、通信環境の整備は必須です。

通信環境が整っていない人は、光回線もしくはポケットWi-Fiを契約する必要があります。

また今までポケットWi-Fiを利用していて不便を感じなかった人でも、テレワークを始めて、通信使用量が増え、通信制限が多発してしまい、快適に業務を行えない場合も想定されます。

その場合は、使い放題の光回線に替えるか、光回線+ポケットWi-Fiにする必要が出てきます。

今回はテレワークを本格導入するにあたり、必要なことを6つ解説してきました。テレワークは従業員にもさまざまな負担を掛ける可能性があるため、会社側でもしっかりとした対応を取らなければいけません。今回解説した6つのポイントを参考に、管理職も部下も快適なテレワークを行えるようにしましょう。